Você sabe o que é um inventário patrimonial? Conhece sua importância e como é realizado? As respostas a essas questões vão mostrar a necessidade de manter os bens da empresa registrados e periodicamente avaliados em sua condição.
Além disso, trata-se de uma ferramenta indispensável para a gestão patrimonial da organização. Assim, toda empresa deve realizar o seu e mantê-lo atualizado. Continue a leitura e descubra o que é um inventário patrimonial e como ele é feito!
O que é o inventário patrimonial?
Inventário patrimonial é o levantamento e o registro dos bens patrimoniais de uma pessoa física ou jurídica. É comum fazer uso do termo indistintamente, tanto para o produto final (o inventário pronto) quanto para o procedimento (o ato de inventariar ou de fazer o inventário).
De modo geral, o inventário não apenas localiza e registra os bens existentes, mas também classifica cada item em função de sua utilização e seu estado de conservação. Ao mesmo tempo, atualiza sua condição de uso ativo ou de encaminhamento para baixa.
Como forma de ilustração, podem ser citados entre os itens mais comumente inventariados em uma empresa, entre outros:
- os imóveis pertencentes à organização;
- as máquinas e equipamentos;
- a frota de veículos;
- o mobiliário da empresa;
- o parque informatizado;
- os produtos eletrônicos em geral.
O resultado de um inventário patrimonial é um documento em que estão registrados todos os bens existentes e que, por sua vez, recebe o nome de base patrimonial. Esse documento será utilizado para a gestão operacional da empresa e pela contabilidade da organização.
Qual a sua importância?
Em Contabilidade, consideram-se ativos imobilizados os bens necessários à condução das atividades próprias da empresa, podendo ser utilizados para diversos fins. O inventário patrimonial, por sua vez, é um dos instrumentos utilizados para a gestão dos ativos imobilizados.
Ocorre que o inventário patrimonial é uma figura formal da contabilidade das empresas e encerra uma obrigação contábil legal. Assim, deve ser realizado em atendimento à legislação aplicada à gestão patrimonial.
Ao mesmo tempo, considere que o inventário patrimonial constitui uma maneira de saber, em qualquer momento, qual a situação dos bens e direitos necessários à condução das atividades empresariais. Com ele, pode-se tomar pé do que existe, em que quantidade, onde está aplicado e qual a condição atual de cada bem.
Além disso, os “bens patrimoniados”, como costumam ser chamados nas empresas, recebem uma etiqueta com o código exclusivo daquele bem, facilitando sua identificação, sobretudo entre outros iguais. Assim, por exemplo, é possível identificar quais as cadeiras que devem ser encaminhadas para manutenção no meio de dezenas ou centenas delas.
Enfim, cumprir a legislação, conhecer o patrimônio da empresa, utilizá-lo sem riscos e poder situá-lo encerram os principais aspectos de importância do inventário patrimonial. Para atender satisfatoriamente, deve ser realizado periodicamente com a frequência mais adequada à natureza dos bens da empresa.
Como é feito um inventário patrimonial?
A realização do inventário patrimonial como processo organizado requer um planejamento da ações que serão conduzidas. Esse é um passo indispensável, sobretudo porque os procedimentos envolvem visitar todos os nichos da empresa, no chamado trabalho de campo.
É importante destacar que, em razão de avaliar muitos itens, as operações conduzidas devem ser bem organizadas e coordenadas por um responsável experiente. Veja, a seguir, os 6 passos para a execução do inventário patrimonial de sua empresa.
1. Diagnóstico e planejamento da operação
O primeiro passo consiste no diagnóstico inicial para conhecimento da realidade dos bens patrimoniais. Assim, você deve promover um levantamento dos dados disponíveis, tais como o relatório do último inventário realizado e as condições gerais dos bens conforme são informadas no dia a dia.
Com uma fotografia da situação, é hora de elaborar o planejamento das ações, começando pela definição do setor, setores ou se toda a empresa passará pelo inventário. Tudo dependerá do porte da organização e de circunstâncias locais.
2. Levantamento de campo
Assim como um planejamento financeiro, o levantamento físico dos bens é a fase mais complexa do trabalho e deve estar bem planejada para que não ocorram muitos imprevistos que podem arrastar o inventário por muitos dias. De modo geral, leve em conta os seguintes aspectos, entre outros, nessa fase dos trabalhos:
- locais que serão inventariados;
- bens que serão considerados;
- dados sobre os bens;
- placas de identificação;
- equipe de inventário;
- recursos necessários;
- forma de obtenção dos dados;
- cronograma de trabalho.
3. Conciliação contábil
Com os dados contábeis disponíveis, você precisa confrontar os achados físicos resultantes do levantamento de campo com os registros existentes. Isso significa, por um lado, verificar se o que está contabilizado existe de fato e, por outro, se o que foi encontrado está contabilizado. Aqui, será sempre importante manter organizadas as notas fiscais dos bens adquiridos.
4. Saneamento físico e contábil
Sobras contábeis ou físicas devem ser corrigidas e, se necessário, pode-se ter que retornar ao campo para verificar discrepâncias significativas. Cada caso deve ser avaliado separadamente. Após o saneamento, você já terá como saber o que necessita de reparos e o que pode ser encaminhado para baixa, assim como as demandas por aquisição existentes.
5. Implantação de normas e procedimentos
Conhecida a realidade, esse é o momento para a criação de regras e definição de procedimentos para uso e movimentação dos bens da empresa. Para esse fim, e considerando a necessidade de dar conhecimento a todos, é importante e adequado elaborar um manual com todas as principais orientações.
6. Elaboração dos relatórios finais
Concluídos os trabalhos, é importante que tudo seja consolidado em um relatório. Esse é um trabalho que deve conter, entre outras informações:
- descrições;
- totalizações;
- planilhas;
- imagens;
- propostas de regras e procedimentos;
- proposta de manual de orientação.
Por que fazer inventário patrimonial?
Além da importância da realização do inventário patrimonial já destacada, existem boas razões para que a empresa o tenha em conta em suas programações internas. Veja, adiante, por que esse é um instrumento indispensável para a organização e como se relaciona com outras atividades na condução dos negócios.
Balanço patrimonial da empresa
Com um inventário bem realizado, é mais fácil passar credibilidade e conquistar a aprovação do balanço patrimonial da empresa.
Financiamentos
Dados obtidos a partir dos inventários patrimoniais dão sustentação para operações de crédito que, porventura, a empresa necessite fazer.
Seguros patrimoniais
As operações de seguros patrimoniais ficam mais precisas e a contratação se dá em função das reais necessidades da organização, evitando-se estimativas equivocadas e os custos mais elevados resultantes.
Conservação dos bens
Inventários periódicos e organizados constituem um dos melhores instrumentos para a conservação dos bens patrimoniais, pois estão constantemente mostrando o que ocorre e como estão.
Como você pode ver, entender o que é um inventário patrimonial não é tão complexo quanto realizá-lo. No entanto, sua execução periódica é indispensável para a gestão operacional e do patrimônio da empresa.
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