A prevenção de riscos é um fator determinante no planejamento e na organização de qualquer estrutura empresarial. Se preparar para acontecimentos indesejados é ter garantia de segurança e estabilidade.
Nesse contexto, você já pensou na importância de um plano de contingência para sua empresa? Sabe o que é ou quais são os principais passos para implantá-lo no seu empreendimento?
Neste post, apresentamos uma abordagem com algumas dicas e orientações sobre o tema. Elas serão essenciais para quem ainda não está familiarizado com tais medidas. Ficou interessado? Continue sua leitura!
Inicialmente, é necessário definirmos o que é um plano de contingência. Afinal, precisamos saber do que se trata antes de pensarmos em utilizá-lo ou determinarmos qual seria o mais adequado à sua demanda individual.
Por isso, comece sabendo que esse planejamento trata-se de um documento com todas as medidas preventivas e executáveis no caso da ocorrência de algum sinistro — de causas naturais ou físicas.
Para simplificar, é um plano de treinar organizar orientar facilitar agilizar e uniformizar as ações necessárias às respostas de controle e combate às ocorrências anormais.
Por tal motivo, ele pode ser considerado indispensável para manter a continuidade das atividades empresariais, mesmo após qualquer tipo de situação emergencial. Portanto, além de declará-lo como preventivo, ainda podemos conceituá-lo como reativo e extremamente eficaz na previsão e no controle das consequências negativas.
Vale destacar que essa programação de emergência propõe uma ordem de diferentes procedimentos atípicos ao funcionamento habitual de uma empresa, principalmente quando algumas das suas funções operacionais são prejudicadas por ameaças externas ou internas.
Cite também que essa modalidade de sistematização estratégica divide-se em quatro fases: avaliação, elaboração do plano, viabilização das provas e execução das ações.
Depois de definidas as atitudes para ocasiões de emergência, é hora de reconhecer a relevância da aplicação de tais artifícios no cotidiano do seu ambiente organizacional.
Para isso, recomenda-se que o plano de contingência seja empregado antes que ocorra qualquer imprevisto. Ele deve ser dinâmico e atualizado constantemente — em conformidade com as inúmeras possibilidades de incidentes e suas motivações.
Por tal motivo, o grande trunfo dessa postura está diretamente relacionado com o sucesso (ou o fracasso) diante dos imprevistos e, ainda mais, com a ideia de uma continuidade assegurada tanto pelos investimentos em prevenção de problemas quanto pelo gerenciamento de crise.
Geralmente, o empresário só tem a ganhar quando decide investir em uma estratégia de prevenção de riscos e de reação aos impactos provocados por situações de emergência.
Entretanto, é sempre bom deixar claro quais podem ser as principais vantagens possibilitadas por essa categoria de planejamento. Ficou curioso? Vejamos a seguir:
Aqui, citamos apenas alguns dos inúmeros benefícios. Todavia, é válido relembrar que, de acordo com cada segmento empresarial, a utilidade da sistematização de medidas contingenciais pode ir além das já expostas.
Neste momento, achamos interessante criar um guia para auxiliar você na tarefa de identificar e estipular uma ordem de prioridades cuja finalidade será, finalmente, concretizar a sua programação.
Vamos lá?
Estimule o engajamento e o envolvimento da peça fundamental da organização: o chefe. Afinal, conquistando a simpatia dele pelo projeto será possível torná-lo real.
Monte a equipe certa e capacitada para compor a comissão responsável pelo plano de contingência. Escolha as pessoas com os perfis mais adequados — treine-os para que possam estar aptos a tomar as decisões mais sensatas.
Realize uma análise de risco sobre quais seriam os maiores impactos nos casos de desastres humanos, naturais ou técnicos e tente prever os seus desdobramentos.
Classifique e estabeleça as prioridades da sua empresa. Defina uma ordem do que é mais importante e daquilo que não é essencial.
Determine as práticas de recuperação e como elas devem ser executadas. Não se esqueça de estabelecer os diferentes procedimentos para cada área da empresa.
Defina como será realizada a coleta dos dados. Por meio de testes, avalie o desempenho na execução dessa missão.
Formalize a elaboração de um documento que relate todos os procedimentos a serem efetuados — uma espécie de checklist — e faça a gerência aprová-lo e revisá-lo;
Desenvolva um padrão para executar todos os testes e defina uma periodicidade para realizá-los.
Simule algumas intercorrências e faça testes segmentados, avaliando cada função ou atribuição prevista na sua planificação.
Depois de elaboradas e testadas todas as etapas, chegou o momento de aprovar o seu plano de contingência. Feito isso, não se esqueça de mantê-lo atualizado regularmente.
O desenvolvimento de uma política de contingência, a análise dos riscos, a identificação dos controles preventivos, o planejamento da recuperação, a execução dos treinamentos e a manutenção de toda essa sistematização são itens obrigatórios de uma estratégia eficaz.
Contudo, isso não pode se restringir somente a alguns setores da corporação. De fato, existem segmentos mais prioritários, mas a atenção deve vislumbrar o conjunto do negócio.
De qualquer forma, podemos exemplificar alguns âmbitos essenciais, por exemplo, os planos para TI (Tecnologia da Informação), recursos humanos, materiais, preservação de documentos, entre outros.
E então, pronto para começar a elaborar um plano de contingência para a empresa? Compreendeu por que ele pode ser tão importante para o futuro e preservação do seu empreendimento?
Não perca mais tempo e nem se arrisque aguardando que imprevistos aconteçam e provoquem danos irreversíveis. É hora de pôr em prática nossas orientações, não acha?
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